Kursusadministration: Sådan slipper du for regnearket

Der findes sjældent en stilling, der hedder kursusadministrator, og alligevel er der næsten altid én person i huset, som ender med opgaven. Ofte er det en HR-koordinator, der i forvejen laver ti andre ting. Arbejdet står hverken i jobbeskrivelsen eller i budgettet, men det tager tid, og mere tid, end nogen har gjort sig klart.

Denne artikel handler ikke om, hvad et system kan. Den handler om, hvad kursusadministration faktisk består af, hvorfor regnearket alligevel bliver hængende år efter år, og hvordan du kommer videre uden at sætte et stort projekt i gang.

Hvad kursusadministration egentlig består af

Opgaven er svær at få øje på, fordi den ikke er én opgave, men mange små. Du holder styr på, hvem der skal på hvilket kursus, tilmelder dem og bekræfter tilmeldingerne. Du sender påmindelser, når datoen nærmer sig, og følger op på dem, der ikke dukkede op. Bagefter registrerer du, hvem der gennemførte, udsteder beviserne og arkiverer dem. Så holder du øje med, hvornår certifikaterne udløber, svarer medarbejdere på, om de nu også har taget det kursus, og trækker en oversigt, hver gang en leder eller en revisor spørger.

Ingen af delene tager lang tid, og det er præcis derfor, de aldrig bliver løst. Hver enkelt opgave er for lille til at retfærdiggøre et system, men lagt sammen fylder de en pæn del af en arbejdsuge.

Derfor bliver regnearket hængende

Når opgaven er så spredt, giver det god mening, at løsningen bliver et regneark. Det er gratis, det er fleksibelt, og alle kan finde ud af det. Regnearket er faktisk et ganske godt værktøj, og problemet opstår ikke, mens det virker. Det opstår den dag, hvor arket holder op med at være et værktøj og i stedet er blevet organisationens hukommelse.

Det sker gradvist. Først vokser arket, fordi der kommer en ny fane hvert år og en ny kolonne, hver gang nogen efterspørger noget. Derefter flytter logikken ind i hovedet på én person, så kun den, der satte en stjerne ud for et navn i celle H42, ved, hvad den betyder. Til sidst bliver det langsomt at svare på selv enkle spørgsmål, fordi "hvem mangler førstehjælp?" pludselig kræver ti minutters filtrering og en manuel optælling.

Risikoen, der sjældent bliver nævnt

Der er også en pointe, som stort set aldrig kommer op, når man taler om kursusadministration: et kursusregneark er et personregister. Det indeholder navne, roller, hvem der bestod, hvem der ikke gjorde, og nogle gange testresultater. Det er personoplysninger, og de er omfattet af databeskyttelsesreglerne. Datatilsynet har samlet sine vejledninger, herunder en om databeskyttelse i ansættelsesforhold, og den er værd at kende, hvis du har den slags filer liggende.

Tre spørgsmål er som regel nok til at afsløre, hvor I står. Hvor ligger filen egentlig, og hvem har adgang til den? Hvor mange kopier findes der spredt ud over skriveborde og gamle mailtråde? Og hvornår blev oplysninger om tidligere medarbejdere sidst slettet?

Oven i det kommer dokumentationen. Ved lovpligtig træning er det ikke nok, at kurset er gennemført, for arbejdsgiveren skal også kunne vise det. Arbejdstilsynet beskriver pligten til oplæring og instruktion i sin vejledning, og spørgsmålet dukker sjældent op på et belejligt tidspunkt. Vi har skrevet mere om den del i artiklen om sikkerhedstræning, og om personoplysninger i artiklen om GDPR-træning for medarbejdere.

Sådan regner du ud, hvad kursusadministration koster jer i dag

Både tidsforbruget og risikoen er svære at gøre noget ved, så længe de ikke er sat på tal. Skal du overbevise nogen om, at det er værd at ændre, har du derfor brug for et beløb, og det behøver ikke at være præcist.

Tag én uge, og skriv ned, hver gang du laver noget af det, der er beskrevet længere oppe. Bare antallet af minutter på en seddel. Gang derefter med 45 uger, del med 37, så du får det omregnet til arbejdsuger, og gang til sidst med en timeløn. De fleste bliver overraskede, ikke fordi tallet er enormt, men fordi det aldrig har stået nogen steder før.

Husk også det, der ikke er din egen tid. Hvad koster det, når fem medarbejdere møder op til et kursus, der var aflyst? Eller når et certifikat udløber, uden at nogen opdagede det i tide?

Hvad du bør automatisere, og hvad du ikke bør

Når tallet ligger der, bliver næste spørgsmål, hvad et system så skal overtage. Her adskiller virkeligheden sig fra salgstalen, for alt kan ikke automatiseres, og alt bør heller ikke.

Det giver næsten altid mening at lade et system klare det gentagne. Det gælder tildeling af kurser ud fra rolle, afdeling, sprog eller lokation, påmindelser før og efter en frist, registrering af gennemførelse, udstedelse af beviser og certifikater, varsling i god tid inden et certifikat udløber og de faste rapporter til ledere. Det er opgaver med en klar regel bag sig, og de bliver løst bedre af en maskine end af et menneske, der har travlt.

Til gengæld bør en række ting blive ved med at være dit arbejde. Beslutningen om, hvem der reelt har brug for hvad, kræver kendskab til afdelingen. Samtalen med den, der aldrig gennemfører noget, kræver et menneske. Det samme gør vurderingen af, om et kursus i det hele taget virker, og indholdet, når emnet er svært eller følsomt. Et system fjerner det gentagne, men det fjerner ikke fagligheden, og lover en leverandør, at platformen også overtager vurderingerne, er der grund til at være skeptisk.

Kom i gang uden et stort projekt

Selv med et tal og en klar idé om, hvad der skal automatiseres, går mange i stå på næste skridt. Den klassiske fejl er at ville flytte alt på én gang, for det kræver et budget, en projektplan og en beslutning fra nogen, der ikke selv mærker problemet.

Start i stedet med ét kursus. Vælg det, I kører oftest, og som har den kedeligste administration. Som regel er det et obligatorisk kursus, alle nye medarbejdere skal igennem. Byg det ét sted, sæt tildelingen op, så den sker automatisk ved ansættelse, og lad påmindelserne køre af sig selv. Kør det i tre måneder, og se, hvor mange minutter du får tilbage.

Når det virker, tager du det næste. På den måde beviser du værdien undervejs i stedet for at bede om penge til noget, ingen endnu har set. Vores guide til digital onboarding er et godt sted at begynde, hvis det er dét kursus, du vælger.

Fire ting et system skal kunne

Er du nået dertil, hvor du kigger på værktøjer, er der især fire ting, der betyder noget for kursusadministration. Kan systemet selv tildele den rigtige medarbejder det rigtige kursus ud fra rolle, sprog eller lokation, uden at du gør noget? Kan det holde styr på certifikaternes gyldighedsperioder og sige til i god tid, inden de udløber? Kan du selv trække en rapport og svare en leder på fem minutter uden at bede nogen om hjælp? Og understøtter det SCORM, xAPI og CMI5, så de kurser, I allerede har, ikke skal bygges forfra?

Cursums platform dækker de fire punkter med automatisk tildeling ud fra rolle, sprog og lokation, quizzer og certifikater, rapporteringsdashboards og import af SCORM, xAPI og CMI5. Er emnet nyt for dig, kan du med fordel starte med vores guide til, hvad et LMS er.

Kort fortalt

Kursusadministration bliver sjældent løst, fordi den aldrig gør rigtig ondt på én gang. Den koster bare lidt hele tiden, og regningen står ingen steder, hverken i budgettet eller i jobbeskrivelsen.

Derfor er det første skridt heller ikke at købe noget. Det er at tælle timerne i en uge og vælge det ene kursus, du er mest træt af at administrere i hånden. Vil du se, hvordan det kunne se ud hos jer, kan I tage en uforpligtende snak med os, for vi starter i jeres arbejdsgange og ikke i en funktionsliste.