Læringsplatform til virksomheder: Hvornår kan det betale sig?

De færreste virksomheder begynder med at lede efter en læringsplatform. De begynder med et problem. Oplæringen af nye medarbejdere tager for lang tid. Ingen kan svare på, hvem der mangler at gennemføre det obligatoriske kursus. Og den samme introduktion bliver holdt for tiende gang i år.

Først derefter dukker spørgsmålet op: skal vi investere i en læringsplatform til virksomheder, eller kan vi klare os med det, vi har?

Denne artikel handler ikke om, hvad en læringsplatform er. Den handler om, hvornår det giver mening at betale for en. Du får de tegn, der viser, at I er klar til at investere, de situationer, hvor I bør vente, og en enkel måde at regne på, om investeringen hænger sammen.

Har du brug for det helt grundlæggende først, kan du starte med vores guide til, hvad et LMS er, og komme tilbage hertil bagefter.

Hvad en læringsplatform til virksomheder løser i praksis

En læringsplatform er ikke bare et kursuskatalog. Det er et sted, hvor læring bliver en fast del af driften i stedet for en opgave, nogen skal huske.

Konkret gør den tre ting, som mails, mapper på fællesdrevet og regneark ikke gør særlig godt.

Den samler indholdet ét sted. Kurser, videoer, tjeklister og tests ligger samlet ét sted, og medarbejderne skal ikke lede efter dem eller spørge en kollega, hvor filen mon blev gemt.

Den holder styr på, hvem der har gennemført hvad. I stedet for at spørge rundt i afdelingerne kan lederen selv trække status i en rapport. Det lyder som en detalje, men det er ofte her, den største tidsbesparelse ligger.

Den gentager oplæringen uden ekstra arbejde. Et forløb, I bygger én gang, kan tildeles automatisk til alle nye medarbejdere i en bestemt rolle. Arbejdet ligger i opsætningen, ikke i den daglige drift.

Fem tegn på, at I er klar til at investere

Der findes ikke et bestemt antal medarbejdere, hvor en læringsplatform pludselig kan betale sig. Det afhænger af, hvor ofte I lærer nogen op, og hvor meget I skal kunne dokumentere. Men der er nogle tegn, der går igen.

1. I bruger for meget tid på at holde styr på, hvem der mangler hvad

Hvis nogen i HR bruger timer hver måned på at samle oplysninger fra flere regneark og gamle mails, tjener platformen sig typisk hjem på administrationen alene. Prøv at anslå, hvor mange timer det bliver på et år. Tallet er som regel højere end forventet.

2. I skal kunne dokumentere træningen

Dokumentation er ikke kun et internt ønske. Efter arbejdsmiljølovgivningen har arbejdsgiveren pligt til at sikre, at hver enkelt medarbejder får tilstrækkelig og hensigtsmæssig oplæring og instruktion i at udføre arbejdet sikkert, og Arbejdstilsynet beskriver kravene nærmere i sin vejledning. Det samme gælder på andre områder, fra persondata til it-sikkerhed. Uden et system bliver dokumentationen en manuel opgave, og den bliver først synlig, når nogen spørger. Vi har skrevet mere om det i vores artikel om GDPR-træning for medarbejdere.

3. I gentager den samme oplæring igen og igen

Ansætter I løbende, holder I sandsynligvis den samme introduktion mange gange om året. Det er netop den type oplæring, der bør bygges én gang og bruges mange gange. Læs mere i vores guide til digital onboarding.

4. Jeres medarbejdere sidder ikke ved en computer

Det gælder blandt andet butik, produktion, lager, transport og pleje. Har en stor del af medarbejderne ikke en fast plads med skærm, er kurser, der sendes på mail, ikke en løsning. Så betyder det meget, at platformen fungerer ordentligt på telefonen.

5. I vil dele viden med kunder eller partnere

Skal forhandlere, franchisetagere eller kunder også trænes, vokser behovet hurtigt ud over, hvad et fællesdrev kan klare. Det gælder også, hvis I overvejer at sælge kurser og har brug for at styre adgang og betaling ét sted.

Hvornår I bør vente

Det er lige så vigtigt at vide, hvornår en læringsplatform ikke kan betale sig endnu. Tre situationer går igen.

I har intet indhold. En platform skaber ikke kurser af sig selv. Har I hverken materiale, præsentationer eller nedskrevne processer, skal I bruge tid på indholdet først. Ellers køber I et tomt hus.

Ingen har ansvaret. Er der ikke en person, der ejer opgaven, går platformen i stå efter tre måneder. Det behøver ikke være en fuldtidsrolle, men det skal være nogens ansvar.

I kan ikke sige, hvad problemet er. En hensigt om at gøre mere ved kompetenceudvikling er ikke konkret nok til, at man kan købe ind efter den. Start med ét konkret problem: onboarding, lovpligtig træning eller kursussalg. Det gør både valget og indkøbet nemmere.

Sådan regner I på, om det kan betale sig

I behøver ikke en avanceret model. Tre tal rækker langt.

Det første er tiden. Hvor mange timer bruger I i dag på at planlægge, afholde og følge op på oplæring? Gang det med timelønnen. Det er jeres nuværende omkostning, også selv om den ikke står nogen steder i budgettet.

Det andet er hastigheden. Hvor lang tid går der, før en ny medarbejder er selvkørende? Kan et struktureret forløb flytte det fra otte til seks uger, har I sparet to ugers nedsat produktivitet pr. ansættelse. Gang det med antallet af ansættelser om året.

Det tredje er risikoen. Hvad koster det, hvis I ikke kan dokumentere, at en medarbejder har gennemført en obligatorisk træning? Her handler det ikke kun om bøder, men også om fejl, ulykker og tabt tid. Vi har regnet nærmere på den slags i artiklen om, hvad et kompetencegab koster virksomheden.

Læg de tre tal sammen, og hold dem op mod prisen på platformen plus den tid, I skal bruge på at komme i gang. Er forskellen lille, er I sandsynligvis ikke klar endnu. Er den tydelig, er beslutningen enkel.

Det er værd at bemærke, at virksomhedens størrelse spiller ind. Ifølge tal fra Cedefop deltog 27,5 procent af medarbejderne i små EU-virksomheder med 10–49 ansatte i arbejdsgiverbetalte kurser i 2020, mod 42,4 procent på tværs af virksomheder af alle størrelser. Mindre virksomheder træner altså mindre, og det skyldes sjældent manglende vilje. Det skyldes som regel, at der ikke er nogen struktur, der holder træningen i gang, når hverdagen presser på.

Hvad I skal se efter, når I vælger en læringsplatform

Når beslutningen er truffet, bliver det næste spørgsmål, hvilken læringsplatform til virksomheder I skal vælge. Nogle få forhold er vigtigere end resten.

Kan I genbruge jeres indhold? Har I allerede færdige kurser, er understøttelse af standarder som SCORM, xAPI og CMI5 vigtig. Uden dem skal alt bygges forfra.

Kan I bygge kurser uden hjælp udefra? En kursuseditor med træk og slip gør, at HR eller en faglig ekspert selv kan sætte et forløb sammen med video, quizzer og certifikat. Skal I bestille alt hos en leverandør, bliver selv små opdateringer dyre og langsomme.

Kan I ramme de rigtige medarbejdere? Segmentering på rolle, sprog og lokation betyder, at den enkelte kun ser det, der er relevant. Det er forskellen på en platform, folk faktisk bruger, og en, de logger ud af igen.

Virker den på telefonen? For medarbejdere uden fast skærmplads er mobiladgang ikke en ekstra funktion. Det er en forudsætning.

Kan I se, hvad der sker? Rapportering og overskuelige dashboards gør træningen til noget, I kan tale om på et ledermøde, i stedet for noget, I gætter jer til.

Skal den bære jeres brand? Med en white-label-løsning ser platformen ud som jeres egen. Det betyder især noget, hvis eksterne brugere også skal ind, eller hvis I vil sælge kurser under eget navn.

Cursums platform dækker netop disse områder: kursuseditor med træk og slip, import af SCORM, xAPI og CMI5, quizzer og certifikater, rapportering, segmentering på rolle, sprog og lokation, mobiladgang, white-label-branding og salg af kurser med indbygget betaling.

Kom godt fra start

En læringsplatform til virksomheder giver ikke værdi, fordi den er købt. Den giver værdi, når den løser et problem, I allerede kan mærke i hverdagen.

Derfor er det bedste første skridt ikke at bede om en lang funktionsliste. Det er at skrive ned, hvad der irriterer jer mest lige nu, og hvor mange timer det koster jer på et år. Med det tal i hånden bliver samtalen med en leverandør kort og konkret.

Vil I finde ud af, om en læringsplatform passer til jeres situation, kan I tage en uforpligtende snak med os. Så kigger vi på jeres konkrete behov, før der overhovedet bliver talt om moduler og priser.