Esben, CEO of Cursum, is passionate about lifelong learning and works to create intuitive and engaging solutions that help both individuals and organizations to develop.
Jeres virksomhed bruger måske uger på at rekruttere den perfekte kandidat. I forhandlerkontrakt, planlægger start, og glæder jer til at få en ny kollega ombord. Men så starter de - og noget går galt.
En struktureret onboarding-plan er afgørende for at undgå de onboarding problemer, der opstår, når processen ikke er tilrettelagt.
Tre måneder senere er de væk igen. Eller værre: De bliver, men er aldrig rigtig blevet produktive.
Problemet er sjældent kandidaten. Problemet er onboarding. Onboarding handler om meget mere end de første dage eller uger – det lægger fundamentet for nye medarbejderes engagement, produktivitet og succes i organisationen.
Her er fem klare tegn på at jeres onboarding-proces ikke virker - og vigtigst: Hvad I gør ved det.
Statistikker viser, at omkring 31% af nye medarbejdere forlader virksomheden inden for de første seks måneder, ofte på grund af utilstrækkelig onboarding.
Tegn 1: Nye medarbejdere stiller de samme spørgsmål igen og igen
Hvad i ser: Hver ny medarbejder spørger: “Hvor finder jeg informationen om…?” “Hvem er ansvarlig for…?” “Hvordan logger jeg ind i…?” Ugen efter spørger de næsten det samme igen.
Hvorfor det sker: Information gives mundtligt eller i tilfældige e-mails. Der er ingen central kilde til sandhed. Medarbejdere får ikke struktureret information, de kan vende tilbage til.
Konsekvensen:
Ny medarbejder føler sig dum for at spørge
Vigtig information går tabt eller misforstås
Ineffektivitet spreder sig i organisationen
Løsningen: Saml al onboarding-information ét sted i et struktureret læringssystem. Det er vigtigt at give medarbejderen adgang til alle nødvendige ressourcer og diverse systemer fra dag ét, så de kan komme godt fra start. Når medarbejdere får adgang til Cursum fra dag ét, har de et sted at søge svar i stedet for at skulle huske, hvem de skal spørge om hvad.
Digital onboarding kan spare tid og sikre, at ingen information går tabt under processen. Brug af teknologi i onboarding kan desuden hjælpe med at undgå gentagelser og sikre, at nye medarbejdere føler sig set og støttet.
Struktureret onboarding betyder information er organiseret logisk, kan genbesøges når det er nødvendigt, og opdateres ét sted når noget ændrer sig.
Læs mere om hvordan onboarding optimeres med et læringssystem.
Tegn 2: Det tager alt for lang tid før nye medarbejdere er produktive
Hvad i ser: Jeres salgsfolk tager 6 måneder før de rammer deres første target. Kundeservicemedarbejdere sidder med erfarne kollegaer i 8 uger, før de tør tage telefonerne alene.
Hvorfor det sker: Uden struktur bliver læring tilfældig. Nogle dage får den nye masser af information. Andre dage intet. Der er ingen plan for hvornår de lærer hvad, og ingen progression der bygger kompetencer systematisk op.
Konsekvensen:
Længere tid før medarbejderen skaber værdi
Højere omkostninger pr nyansættelse
Frustration hos både ny medarbejder og team
Tabt omsætning og produktivitet
Løsningen: Opbyg en struktureret læringsplan, der gradvist opbygger kompetencer. Med Cursum kan I designe onboarding-forløb, der starter med fundamentet og systematisk tilføjer kompleksitet.
Det er vigtigt at tage højde for den enkelte medarbejders behov og læringsstil i onboarding-planen, så forløbet bliver mere effektivt og relevant. Giv små opgaver fra starten, så nye medarbejdere hurtigt føler, at de kan bidrage med det samme. Husk også at lave regelmæssige check-ins på både trivsel og opgaver under onboarding-processen.
Dag 1: Virksomhedens værdier og kultur Uge 1: Basale systemer og processer Uge 2-4: Rolle Specifik træning Måned 2-3: Avancerede kompetencer
Medarbejderen ved altid, hvad næste skridt er, kan lære i eget tempo, og i kan måle præcis hvornår de er klar til mere ansvar.
Se vores guide til onboarding af nye medarbejdere for konkret planlægning.
Tegn 3: Onboarding af nye medarbejdere varierer vildt mellem teams
Hvad i ser: Nye medarbejdere i salgsafdelingen får en grundig 2-ugers introduktion. Men i kundeservice? “Her er din computer, spørg bare hvis du er i tvivl.”
Hvorfor det sker: Onboarding ligger i hovederne på individuelle ledere i stedet for at være centralt definerede. Engagerede ledere giver god onboarding. Travle ledere… ikke så meget.
Konsekvensen:
Ulige vilkår for nye medarbejdere
Inkonsistent kvalitet i arbejdet
Svært at identificere hvad der virker
Uretfærdighed skaber frustration
Løsningen: Standardiser kernen af onboarding mens I bevarer lokal fleksibilitet. Grundige overvejelser og en klar struktur er nødvendige for at sikre ensartet onboarding på tværs af teams og lokationer, især i hybride arbejdsmiljøer. Med et læringssystem sikrer I at alle medarbejdere - uanset afdeling eller lokalitet - får den samme grundlæggende introduktion til virksomheder, værdier, systemer og processer.
En velstruktureret onboarding-proces hjælper nye medarbejdere med at forstå deres opgaver og føle sig inkluderet i arbejdspladsens kultur og værdier. Onboarding bør desuden ses som en proces, der rækker ud over de første dage eller uger.
Oven på dette fælles fundament kan teams tilføje deres specialiserede træning. Men alle starter fra samme sted.
Dette skaber en samlet læringsoplevelse på tværs af organisationen.
Tegn 4: I kan ikke dokumentere hvad nye medarbejdere faktisk har lært
Hvad i ser: Ved sidste audit spurgte myndigheden: "Kan I dokumentere at alle medarbejdere har gennemført GDPR-træning?" Jeres svar var... usikkert. HR ledte gennem e-mails og mødereferater uden at kunne bevise noget konkret.
Hvorfor det sker: Når træning sker gennem præsentationer, mundtlige gennemgange og ad hoc-samtaler, er der ingen spor. I ved måske at "vi snakkede om det" - men ikke hvem der deltog, hvad de lærte, eller om de faktisk forstod det.
Konsekvensen:
Compliance-risiko og potentielle bøder
Ingen måde at forbedre onboarding på
Uklart hvem der mangler hvilken viden
Kan ikke bevise værdien af jeres onboarding
Løsningen: Digital træning i Cursum tracker automatisk alt. Hvem har gennemført hvilke moduler? Hvornår? Hvor lang tid brugte de?
Denne data giver jer ikke bare compliance-dokumentation. Den giver jer indsigt til at forbedre. Hvis alle scorer lavt på et specifikt emne, ved I at indholdet skal forbedres. Hvis én afdeling gennemfører hurtigere end andre, kan I lære af deres praksis.
Læs om hvilke data læringssystemer kan give HR for strategisk beslutningstagning.
Tegn 5: Mange medarbejdere forlader jer i de første 6 måneder
Hvad i ser: I bruger enorme ressourcer på rekruttering. Men 30-40% af nye ansættelser er væk igen inden de har været der et halvt år. Exit Interviews nævner ofte “manglende struktur”, “følte mig ikke velkommen” eller “vidste ikke hvad der forventes".
Hvorfor det sker: Dårlig onboarding sender et signal: “Vi investerer ikke i dig.” Når medarbejdere kastes ud i det uden ordentlig forberedelse, føler de sig alene, overvældet, ikke værdsat.
Konsekvensen:
Enorme omkostninger (genansættelse + oplæring)
Tabt produktivitet
Belastning på eksisterende team
Dårligt omdømme som arbejdsgiver
Løsningen: Invester i solid onboarding fra dag ét. Onboarding er afgørende for at skabe en følelse af tilhørsforhold og sikre, at nye medarbejdere kan bidrage meningsfuldt fra dag ét. En vellykket onboarding-proces kan desuden reducere medarbejderomsætningen betydeligt. Forskning viser igen og igen: Medarbejdere der får struktureret, grundig onboarding har markant lavere sandsynlighed for at forlade virksomheden tidligt.
Det er vigtigt at fokusere på både sociale relationer og den sociale del af onboarding-processen, da det styrker gode relationer mellem medarbejdere og ledelse. Ignoreres social integration, kan det hæmme den nye medarbejders evne til at knytte bånd til kollegaer og forstå virksomhedskulturen. En “buddy” ordning, hvor en erfaren kollega fungerer som støtte, kan skabe tryghed og give mulighed for at drøfte både formelle og uformelle aspekter af arbejdspladsen.
Med Cursum får medarbejdere en professionel, velplanlagt start. De ved, hvad der forventes. De har klare milepæle. De kan se deres progression. Og de føler sig værdsat fordi virksomheden har investeret i deres udvikling.
Dette påvirker direkte fastholdelse af medarbejdere gennem hele ansættelsen.
Digitale onboarding-værktøjer
I en tid hvor flere arbejdspladser arbejder hybridt eller har teams fordelt på tværs af lokationer, er digitale onboarding-værktøjer blevet en uundværlig del af en effektiv onboarding af nye medarbejdere. Med digitale løsninger kan I sikre, at alle nye medarbejdere – uanset hvor de sidder – får en ensartet, engagerende og fleksibel introduktion til både arbejdspladsens kultur, konkrete arbejdsopgaver og de nødvendige systemer.
Digitale onboarding-platforme gør det muligt at tilbyde e-læring, hvor nyansatte kan tilegne sig viden i eget tempo og vende tilbage til materialet, når behovet opstår. Det betyder, at medarbejderen føler sig bedre klædt på til at løse opgaverne fra første arbejdsdag og hurtigere bliver en integreret del af organisationen. Samtidig kan I nemt opdatere indholdet, så det altid afspejler virksomhedens aktuelle processer, værdier og uskrevne regler.
En anden stor fordel ved digitale onboarding-værktøjer er muligheden for at understøtte det sociale fællesskab – også digitalt. Gennem virtuelle introduktioner, sociale arrangementer online og interaktive moduler kan nye kollegaer lære hinanden at kende og bygge relationer, selv før de møder fysisk op på arbejdspladsen. Det styrker både engagementet og medarbejderens trivsel på længere sigt.
Endelig giver digitale værktøjer jer mulighed for at afstemme forventninger, give løbende feedback og følge op på medarbejderens progression igennem regelmæssige opfølgningssamtaler – alt sammen dokumenteret ét sted. Det skaber tryghed for både den enkelte medarbejder og nærmeste leder, og gør det lettere at forbedre fastholdelsen og sikre et godt psykisk arbejdsmiljø.
Overvej derfor, hvordan digitale onboarding-værktøjer kan blive en integreret del af jeres onboarding-strategi – og give alle nye medarbejdere den bedst mulige start på deres nye arbejdsplads.
Sådan kommer I videre
Onboarding bør tilpasses den enkelte medarbejders behov og læringsstil, da en one-size-fits-all tilgang ofte fejler og ikke imødekommer nye medarbejderes individuelle behov. Det er vigtigt løbende at følge op på trivsel og opgaver, især i de første uger, for at sikre en god start og skabe et trygt arbejdsmiljø. Inviter spørgsmål fra nye medarbejdere for at fremme en kultur med åbenhed og psykologisk tryghed.
Genkendte I nogle af disse tegn? Det gør de fleste virksomheder. God onboarding er svært - især når man vokser eller har decentrale teams.
Her er jeres næste skridt:
Værdifuld viden kan deles gennem nyhedsbreve eller ressourcer, så I altid er opdateret med den nyeste indsigt og ekspertise inden for onboarding og HR.
Denne uge:
Identificér hvilke af de 5 tegn I ser hos jer
Tal med 2-3 medarbejdere der startede inden for det sidste år - hvad var deres oplevelse?
Kortlæg jeres nuværende onboarding-proces (ja, også den uformelle del)
Næste måned:
Prioritér det største problem - start der
Design en struktureret plan for minimum de første 30 dage
Test med næste nye medarbejder
Længere perspektiv:
Implementér et system der skalerer
Mål effekten - time-to-productivity, fastholdelse, medarbejdertilfredshed
Optimer løbende baseret på data
God onboarding er ikke en omkostning. Det er en investering der betaler sig tilbage i hurtigere produktivitet, højere fastholdelse og bedre resultater.
Se vores 5 effektive onboarding-tips til frontlinjemedarbejdere for konkrete metoder.
Er I klar til at professionalisere jeres onboarding?Book en demo hos Cursum og se hvordan struktureret, skalerbar onboarding kan transformere hvordan nye medarbejdere starter hos jer.
