Når kompetencer ændrer sig hurtigere end kurserne kan produceres

De kompetencer, medarbejdere har brug for, ændrer sig hurtigere end tidligere. World Economic Forum vurderer, at 39 % af de centrale færdigheder på arbejdsmarkedet vil ændre sig frem mod 2030. Det betyder, at virksomheder i stigende grad skal kunne reagere hurtigt, når nye systemer, teknologier, processer og arbejdsmetoder bliver en del af hverdagen.

Udfordringen er bare, at den interne læring ikke altid kan følge med.

Mange virksomheder har allerede den nødvendige faglighed i organisationen. Den ligger hos teknikeren, specialisten, HR-medarbejderen eller lederen, som ved præcis, hvordan en proces fungerer, eller hvad kollegerne skal lære. Problemet opstår, når den viden skal omsættes til et digitalt kursus, som resten af organisationen faktisk kan bruge.

For selv hvis en ekspert kan forklare et emne på ti minutter, betyder det ikke nødvendigvis, at vedkommende har tiden eller erfaringen til at udvikle et komplet e-learningforløb. Indholdet skal struktureres, tekster skal skrives, læringsmål skal defineres, aktiviteter og spørgsmål skal udvikles, og det hele skal bygges og testes, før kurset kan publiceres.

Det er her, produktionstiden bliver en flaskehals.

Viden findes allerede – men den er ikke altid tilgængelig

Når man taler om kompetenceudvikling, handler diskussionen ofte om motivation, læringsplatforme, personalisering og medarbejdernes engagement. Det er alt sammen vigtigt, men der er et trin før det: Hvor hurtigt kan virksomheden egentlig omsætte intern viden til læring?

For mange organisationer er det netop her, udfordringen ligger.

Viden findes ofte allerede i virksomheden. Den ligger i PowerPoint-præsentationer, PDF'er, produktmanualer, procesbeskrivelser, vejledninger eller hos de medarbejdere, der arbejder med emnet hver dag. Men hvis det kræver mange timers manuelt arbejde at gøre denne viden til et færdigt kursus, kan der gå uger eller måneder, før læringen når ud til medarbejderne.

Og når arbejdsmetoder ændrer sig hurtigt, kan det være for langsomt.

En ny software bliver implementeret. En intern proces bliver ændret. Et produkt får nye funktioner. Nye krav eller procedurer bliver indført. Hver gang opstår der et nyt behov for træning, og hvis kursusproduktionen ikke kan følge med, opstår der et hul mellem den viden medarbejderne har brug for, og den læring virksomheden faktisk tilbyder.

Det kan være med til at skabe et kompetencegab. Vi har tidligere skrevet om, hvad et kompetencegab kan koste virksomheden, og netop derfor bliver evnen til hurtigt at dele ny viden stadig vigtigere.

Eksperten skal ikke også være kursusdesigner

En af de største udfordringer ved traditionel kursusproduktion er, at den ofte kræver mange forskellige kompetencer.

Den faglige ekspert ved måske alt om emnet, men vedkommende er ikke nødvendigvis ekspert i læringsdesign, e-learning eller kursusproduktion. Samtidig har personen ofte et almindeligt arbejde, der stadig skal passes.

Forestil dig eksempelvis en teknisk specialist, der skal lære kollegerne en ny procedure. Specialisten kan måske forklare den hurtigt og præcist, men har ikke 30 eller 40 timer til at bygge et digitalt kursus fra bunden.

Her bliver spørgsmålet ikke, om virksomheden har den nødvendige viden. Spørgsmålet er, om organisationen har kapaciteten til at gøre den viden tilgængelig.

Det er også derfor, at hurtigere kursusproduktion ikke bare handler om at spare tid. Det handler om at gøre det nemmere for virksomheder at bruge den faglighed, de allerede har.

Hurtigere kursusproduktion behøver ikke betyde dårligere læring

Når man taler om at producere e-learning hurtigere, kan det let lyde som om målet bare er at skabe mere indhold på kortere tid.

Men hastighed i sig selv er ikke målet.

Et kursus har kun værdi, hvis medarbejderen rent faktisk lærer noget af det. Derfor handler moderne kursusproduktion i højere grad om at reducere det manuelle arbejde, så der bliver mere tid til de dele, hvor menneskelig faglighed stadig er afgørende.

Hvad skal medarbejderen kunne bagefter? Hvilken viden er vigtigst? Hvilke eksempler giver mening? Hvilke situationer møder medarbejderen i praksis?

Det er de spørgsmål, der bør fylde.

AI og digitale værktøjer kan til gengæld hjælpe med nogle af de opgaver, der traditionelt tager meget tid, såsom strukturering af materiale, forslag til indhold, spørgsmål og opbygning af læringsforløb.

På den måde handler AI i læring ikke om at erstatte faglige eksperter. Det handler om at gøre vejen fra ekspertens viden til medarbejdernes læring kortere.

Virksomheder behøver ikke starte fra et tomt dokument

En stor del af arbejdet med kursusproduktion kan også reduceres ved at tage udgangspunkt i det materiale, virksomheden allerede har.

De fleste organisationer har store mængder viden liggende i forskellige formater. Det kan være interne dokumenter, PowerPoints, PDF'er, manualer eller eksisterende undervisningsmateriale.

I stedet for at begynde helt fra bunden hver gang kan materialet bruges som fundament for et nyt digitalt læringsforløb.

Med Cursums læringsplatform er det blandt andet muligt at arbejde med eksisterende materiale og bruge AI som støtte i udviklingen af læringsindhold. Det betyder, at den faglige ekspert kan bruge mere tid på at kontrollere og forbedre indholdet og mindre tid på selve opbygningen.

Det kan være en vigtig forskel i virksomheder, hvor behovet for medarbejdertræning vokser, uden at læringsteamets ressourcer nødvendigvis vokser tilsvarende.

Fra store kursusprojekter til løbende læring

Når kursusproduktion er tung og tidskrævende, bliver læring ofte organiseret som store projekter.

Et behov bliver identificeret. Materiale bliver samlet. Kurset bliver udviklet over længere tid. Til sidst bliver det publiceret.

Men når produktionen bliver lettere, kan læring i højere grad følge organisationens tempo.

En ny proces kan hurtigt blive til et mindre læringsmodul. En produktændring kan omsættes til relevant træning, mens informationen stadig er aktuel. Et eksisterende kursus kan opdateres, når noget ændrer sig, uden at hele forløbet skal bygges om.

Det gør læring mere løbende og mere tæt knyttet til medarbejdernes hverdag.

Det er også relevant i en tid, hvor kompetenceudvikling ikke længere kun handler om enkelte årlige kurser. LinkedIns Workplace Learning Report peger på, at virksomheder i stigende grad har fokus på løbende udvikling af medarbejdernes kompetencer. Læs LinkedIns Workplace Learning Report.

Hvis kompetenceudvikling skal være løbende, skal kursusproduktionen kunne være det samme.

Et LMS er kun værdifuldt, hvis indholdet følger med

En moderne LMS-platform kan samle virksomhedens læring, distribuere kurser og gøre det muligt at følge medarbejdernes udvikling.

Men selv den bedste platform løser ikke problemet, hvis nyt læringsindhold tager måneder at producere.

Derfor bør virksomheder ikke kun spørge, hvordan de distribuerer læring. De bør også se på, hvor hurtigt de kan producere og opdatere den.

For når viden ændrer sig hurtigere, bliver produktionstiden en stadig vigtigere del af virksomhedens læringsstrategi.

Det afgørende spørgsmål er derfor måske ikke længere kun:

Hvad skal vores medarbejdere lære?

Men også:

Hvor lang tid går der, fra vi ved, hvad de skal lære, til læringen faktisk er tilgængelig?

Hvis svaret er flere uger eller måneder, kan flaskehalsen meget vel ligge i selve kursusproduktionen.

Virksomheder mangler sjældent mennesker med vigtig viden. Udfordringen er at få den viden ud af hovederne, dokumenterne og præsentationerne og ind i læring, som resten af organisationen kan bruge.

Når den vej bliver kortere, bliver det også lettere for medarbejdernes kompetencer at følge med den virkelighed, de arbejder i.

Læs mere om, hvordan Cursum kan understøtte digital læring og kursusproduktion i virksomheder.