Digital onboarding: Sådan bygger du et forløb, der holder på nye medarbejdere

Hvert år starter et stort antal danskere i et nyt job. Ifølge Danmarks Statistik har mere end hver femte beskæftigede været i sit nuværende job i under et år, en af de højeste jobomsætninger i Europa. For en virksomhed betyder det én ting: onboarding er ikke en engangsopgave, men noget, der gentager sig igen og igen.

Alligevel rammer de færreste plet. Gallup finder, at kun 12 % af medarbejderne er stærkt enige i, at deres organisation gør et godt stykke arbejde med at onboarde nye medarbejdere. Resten oplever en proces, der enten drukner dem i information eller efterlader dem alene med spørgsmålene.

Det er her, digital onboarding kommer ind i billedet, men ofte med en misforståelse i bagagen. Mange tror, at digital onboarding handler om at flytte papirarbejdet over på en skærm. Det gør det ikke. Digital onboarding handler om at strukturere det rigtige, så den nye medarbejder hurtigt finder fodfæste, og så jeres viden ikke afhænger af, hvem der lige har tid den første uge.

Hvad digital onboarding er, og hvad det ikke er

Digital onboarding er kort sagt det at understøtte modtagelsen af nye medarbejdere med et samlet digitalt forløb i stedet for løse dokumenter, spredte mails og mundtlige introduktioner, der varierer fra gang til gang. Det centrale ord er forløb. Et godt digitalt forløb fortæller den nye medarbejder, hvad der sker hvornår, hvad der forventes, og hvor svarene findes.

Det, digital onboarding ikke er, er en digital kopi af det gamle velkomsthæfte. Hvis I blot scanner den printede mappe og kalder det digitalisering, har I flyttet problemet, ikke løst det. Forskellen ligger i strukturen: et forløb har en rækkefølge, en ejer og et formål, hvor en samling filer blot, har en placering.

Forskellen på at digitalisere og at strukturere

At digitalisere betyder at gøre noget tilgængeligt på en skærm. At strukturere betyder at bestemme, hvad den nye medarbejder skal møde i dag, hvad der kan vente til uge to, og hvad der aldrig burde have fyldt i første omgang. Det er den anden del, der skaber værdi, og det er præcis dér, en gennemtænkt onboarding-platform gør en forskel.

Hvorfor en onboarding platform giver mening i en dansk kontekst

Det danske arbejdsmarked er præget af høj mobilitet. Den fleksibilitet, der følger med den danske model, betyder, at medarbejderne skifter job oftere end i de fleste andre lande. Det er en styrke for arbejdsmarkedet, men det stiller et krav til virksomhederne: I skal kunne tage imod nye mennesker ofte, hurtigt og ensartet.

En onboarding platform løser tre tilbagevendende problemer:

• Ensartethed. Den nye medarbejder får den samme gennemtænkte modtagelse, uanset om vedkommende starter i januar eller i juli, og uanset hvilken leder, der lige har travlt den uge.

• Aflastning af leder og HR. Når forløbet er bygget én gang, kører det af sig selv. Påmindelser, materialer og kvitteringer for gennemførelse håndteres af systemet frem for af et menneske, der skal huske det hele.

• Overblik. I kan se, hvor langt hver medarbejder er nået, og dermed opdage det, før en ny kollega falder fra.

Onboarding er desuden en længere rejse, end mange regner med. Gallup peger på, at en ny medarbejder typisk er omkring 12 måneder om at nå sit fulde niveau, og at kun 29 % føler sig fuldt klædt på efter den indledende onboarding. En platform gør det muligt at strække forløbet ud over de første dage uden at miste tråden.

Hvad et onboarding LMS bør kunne, og hvad der skal forblive menneskeligt

Hvad et LMS løfter godt

Et LMS, et Learning Management System, er motoren bag den digitale del af onboarding. De funktioner, der gør det reelt brugbart, er ikke nødvendigvis de mest avancerede, men de mest gennemtænkte:

• Rollebaserede forløb. I kan segmentere indholdet efter rolle, sprog og lokation, så en ny i Aarhus ikke får samme forløb som en økonomimedarbejder på hovedkontoret.

• En kursuseditor med træk-og-slip. Det skal være muligt at bygge og opdatere indhold med multimedie, quizzer og certifikater, uden at man skal være udvikler for at rette en stavefejl.

• Import af eksisterende materiale. Har I allerede kurser i SCORM-, xAPI- eller CMI5-format, bør de kunne importeres med strukturen bevaret, så I ikke starter forfra.

• Mobil adgang. En stor del af de nye medarbejdere, særligt i butik, på lager og i produktion, har ikke en fast computerarbejdsplads, og derfor skal forløbet også fungere på en telefon (læs mere om mobil læring til frontlinjemedarbejdere).

• White-label. Platformen bør kunne tilpasses jeres brand, så den nye medarbejder oplever jeres virksomhed og ikke en fremmed leverandørs grænseflade.

• Rapportering. Klare og handlingsrettede rapporter giver HR overblik over, hvem der er i mål, og hvor forløbet halter.

For mange roller hører compliance med til onboardingen fra dag ét, fra GDPR til arbejdsmiljø, og det er en oplagt del at lægge ind i selve forløbet, så det dokumenteres automatisk (se hvordan i vores artikel om compliance-træning med et LMS).

Hvad der skal forblive menneskeligt

Her er den vigtigste pointe, som ingen platform kan erstatte: relationer onboardes ikke. Et system kan lære en ny medarbejder, hvordan timeregistreringen fungerer, men det kan ikke forklare, hvorfor møder her aldrig starter helt til tiden, eller hvem man spørger, når noget brænder på. Den uskrevne viden lever mellem mennesker.

I en dansk arbejdskultur med flad struktur og høj grad af tillid fylder netop det uskrevne meget. En ny medarbejder skal ikke kun kende processerne, men også turde tage ordet, stille spørgsmål og byde ind. Det kræver mennesker, en buddy, en nærværende kollega og ikke mindst en leder, der er til stede.

Gallup understreger samme pointe: når lederen tager en aktiv rolle i onboardingen, er medarbejderne 3,4 gange så tilbøjelige til at vurdere deres onboarding som exceptionel. En onboarding-platform skal derfor frigøre tid til det menneskelige, ikke erstatte det.

Sådan kommer du i gang uden at overdrive

Den hyppigste fejl er at ville digitalisere alt på én gang. Resultatet bliver et forløb så tungt, at den nye medarbejder giver op allerede i uge ét. Start i stedet småt.

• Begynd med ét forløb. Vælg den rolle, I oftest ansætter, og byg et solidt forløb for netop den. Når det virker, kan I kopiere strukturen til de øvrige roller.

• Tænk preboarding med. Tiden mellem kontraktunderskrift og første arbejdsdag er værdifuld og ofte spildt, og et kort preboarding-forløb gør den første dag tryggere.

• Skær fra frem for at lægge til. Stil for hvert modul ét spørgsmål: skal den nye medarbejder bruge det allerede i den første uge? Hvis ikke, så ryk det længere ud i forløbet.

• Mål på det rigtige. Gennemførelsesprocenter er nemme at måle, men siger ikke i sig selv noget om, hvorvidt medarbejderen er kommet godt fra start. Kombinér tallene med en kort samtale efter de første uger.

Vil du have flere konkrete greb til selve modtagelsen, har vi samlet en gennemgang i vores guide til onboarding af nye medarbejdere, ligesom du kan finde mere om læring og udvikling på https://www.cursum.com/blog.

Digital onboarding handler om struktur og relation

God digital onboarding er hverken en bunke moduler eller en smart platform i sig selv. Det er et struktureret forløb, der tager hånd om det praktiske, kombineret med mennesker, der tager hånd om det relationelle. Teknologien skal bære det gentagne og det ensartede, så ledere og kolleger får tid til det, kun mennesker kan: at få en ny kollega til at føle sig hjemme.

Vælger I en onboarding platform med det udgangspunkt, bliver den nye medarbejder hurtigere produktiv, og I holder bedre på de mennesker, I brugte så meget tid på at finde. Vil I se, hvordan et forløb kan bygges i praksis, kan I booke en demo og få det vist på jeres egne roller.