Recertificering: Sådan holder I styr på de certifikater, der udløber

De fleste virksomheder er ret gode til at sende medarbejdere på kursus. Det svære kommer to eller fem år senere, når beviset stille og roligt løber ud, uden at nogen opdager det.

Førstehjælp, arbejdsmiljø, databeskyttelse. Listen over det, der skal gentages, vokser i takt med virksomheden. Og i modsætning til et kursus, der aldrig er blevet holdt, er et udløbet certifikat usynligt i hverdagen. Ingen brokker sig. Alt ser fint ud, indtil en kunde, et forsikringsselskab eller en myndighed beder om dokumentationen.

Denne artikel handler om recertificering: hvad det dækker over, hvilke beviser der typisk udløber i danske virksomheder, og hvordan I får en arbejdsgang, der fanger datoerne i tide.

Hvad er recertificering?

Recertificering betyder, at en medarbejder gennemfører en ny uddannelse eller en opdatering, så et bevis, der er udløbet eller på vej til det, igen bliver gyldigt.

Nogle gange er det det samme kursus én gang til. Oftere er det et kortere opdateringsforløb, der bygger videre på det, medarbejderen allerede kan. Ordet er ikke det vigtige. Det vigtige er, at gyldigheden har en slutdato, og at nogen har ansvaret for at handle, inden den dato er passeret.

Tre slags udløbsdatoer, der let bliver blandet sammen

En af de hyppigste misforståelser er, at alle udløbsdatoer kommer fra lovgivningen. Det gør de ikke, og forskellen har betydning for, hvor stramt I skal styre dem.

Lovbestemte krav er dem, hvor en regel fastsætter, at noget skal gennemføres eller tilbydes inden for en bestemt frist. Her er der ikke plads til fortolkning.

Branche- og forsikringskrav er ikke lov, men de kan have lige så konkrete konsekvenser. Et certifikat, der er en forudsætning for, at forsikringen dækker, er i praksis lige så bindende som et lovkrav.

Interne beslutninger er dem, I selv har taget. Måske har I besluttet, at alle skal gennem et kursus i informationssikkerhed hvert år. Det er en fornuftig beslutning, men den er kun værd noget, hvis den bliver fulgt op.

De beviser, der oftest udløber i danske virksomheder

Førstehjælp

Kursusbeviser, der udstedes efter Dansk Førstehjælpsråds uddannelsesplaner, er som udgangspunkt gyldige i 24 måneder fra sidste kursusdag, og rådet anbefaler en genopfriskning hvert andet år, netop fordi færdighederne forsvinder hurtigt uden brug.

Her er der en detalje, mange overser: der findes ikke en lov, der fastsætter en bestemt udløbsdato for førstehjælp på arbejdspladsen. To år er en anbefaling og en udbredt standard, ikke en paragraf. Til gengæld skal I kunne vise, at de medarbejdere, der har opgaven, rent faktisk kan løfte den. Og det kan I ikke med et bevis fra 2019.

Arbejdsmiljøuddannelse

Nye medlemmer af arbejdsmiljøorganisationen skal gennemføre den obligatoriske arbejdsmiljøuddannelse på tre dage senest tre måneder efter, at de er tiltrådt.

Derefter kommer den del, der oftest glipper. Arbejdsgiveren skal løbende tilbyde supplerende arbejdsmiljøuddannelse: to dage inden for det første år som medlem og derefter halvanden dag hvert af de følgende år. Og arbejdsgiveren skal over for Arbejdstilsynet kunne dokumentere, at tilbuddet er givet.

Bemærk formuleringen. Det er tilbuddet, der skal dokumenteres, ikke nødvendigvis gennemførelsen. Det lyder som en teknikalitet, men det ændrer, hvad I skal kunne fremvise: en registrering af, hvornår hvert medlem fik tilbudt hvad. Den slags findes sjældent, hvis kurserne aftales mundtligt hen ad vejen.

Databeskyttelse og informationssikkerhed

Her er der ingen fast frekvens i loven. Til gengæld ændrer reglerne, vejledningerne og risikobilledet sig hele tiden, og træning, der ligger flere år tilbage, dækker ikke de scenarier, medarbejderne møder i dag.

Derfor giver det mening at behandle det som noget, der skal gentages, selvom ingen kræver det. Vi har uddybet, hvad indholdet bør bestå af, i vores guide til GDPR-træning for medarbejdere, og hvorfor awareness bør være løbende i artiklen om sikkerhedstræning.

Hvorfor regnearket holder op med at virke

Næsten alle starter samme sted: et ark med navne, kurser og datoer. Det fungerer fint, når I er tredive medarbejdere og har to slags certifikater.

Det holder op med at virke af tre grunde.

For det første er arket ikke koblet til noget. Når en medarbejder stopper, skifter rolle eller bliver ansat, sker der ingenting i arket, medmindre nogen husker det.

For det andet minder det ikke om noget selv. Nogen skal aktivt åbne filen og kigge efter, og det sker typisk, når nogen spørger, ikke inden.

For det tredje ligger dokumentationen et andet sted end arket. Selve beviserne ligger i mails, i pdf-filer på et drev eller hos den enkelte medarbejder. Når revisoren, kunden eller Arbejdstilsynet beder om dem, går der dage med at samle dem.

Det er sjældent viljen, der mangler. Det er en arbejdsgang, der er afhængig af, at én bestemt person husker rigtigt.

Sådan bygger I en arbejdsgang til recertificering

Start med at lave en samlet liste over alt, der har en udløbsdato. Ikke kun det lovpligtige, men også det, forsikringen kræver, og det, I selv har besluttet.

Skriv ved hver enkelt, hvor kravet kommer fra, hvor længe det gælder, og hvem der er omfattet. Det sidste er vigtigere end det lyder, for langt de fleste krav gælder roller, ikke alle medarbejdere.

Bestem så, hvem der ejer opgaven. Ikke afdelingen, men en person. Certifikater falder typisk mellem HR, drift og den nærmeste leder, og derfor bliver de liggende.

Vælg dernæst et varsel. 14 dage før udløb er for lidt, hvis kurset kun udbydes en gang i kvartalet. 90 dage er ofte et bedre udgangspunkt for eksterne kurser, mens tredive dage rækker for interne moduler.

Til sidst: sørg for, at selve beviset ligger samme sted som datoen. En dato uden det tilhørende bevis er ikke dokumentation, det er en påmindelse.

Hvad et LMS gør ved opgaven

Et LMS løser ikke opgaven i sig selv, men det flytter den fra hukommelse til system. Det er hele forskellen.

I Cursum kan I bygge kurserne med træk og slip eller importere eksisterende materiale i SCORM, xAPI og CMI5, så indhold, I allerede har betalt for, kan genbruges. Afslutter medarbejderen forløbet med en quiz, kan der udstedes et certifikat, som ligger samlet i platformen frem for i en mailtråd.

Fordi I kan segmentere brugerne efter rolle, sprog og lokation, får den nye lagermedarbejder ikke det samme forløb som en projektleder. Det betyder også, at listen over, hvem der mangler hvad, følger rollen og ikke en manuel opdatering af et ark.

Og rapporteringen giver det, opgaven i virkeligheden handler om: et overblik over, hvem der har gennemført hvad, og hvornår. Skal I dokumentere det over for en myndighed, en kunde eller ledelsen, er det få klik i stedet for en eftermiddags arkæologi.

Den samme struktur gør i øvrigt onboarding lettere, fordi den lovpligtige del kan lægges ind fra dag ét i stedet for at blive en separat opgave senere. Det har vi beskrevet nærmere i guiden til digital onboarding.

Recertificering er ikke det samme som at tage kurset om igen

Her er en pointe, der er værd at holde fast i, også selvom den gør opgaven lidt større.

Et gyldigt certifikat er ikke det samme som en kompetence. En medarbejder kan have et bevis, der er halvandet år gammelt og formelt i orden, og alligevel være ude af stand til at handle rigtigt i en akut situation. Omvendt kan en erfaren medarbejder være fuldt kompetent med et bevis, der udløb i sidste måned.

Derfor er den mest almindelige fejl at behandle recertificering som en administrativ genstart, hvor de samme slides, bliver kørt igennem igen. Det giver et nyt stempel og meget lidt læring.

Det virker bedre at gøre opdateringen kortere, men mere konkret. Tag udgangspunkt i det, der faktisk er sket siden sidst: nye regler, nye arbejdsgange, hændelser hos jer selv eller i branchen. Så bliver fornyelsen en anledning til at flytte adfærd frem for en formalitet.

Det hænger sammen med noget, vi har skrevet om før: værdien af træning ligger sjældent i selve gennemførelsen, men i det, den forhindrer. Den beregning har vi gennemgået i artiklen om hvad et kompetencegab koster virksomheden.

Kom i gang, før datoerne kommer bag på jer

Recertificering er sjældent svært fagligt. Det er svært, fordi det er spredt ud over mange roller, mange kilder og mange år, og fordi ingen mærker problemet, før det er for sent.

Begynd med det enkle: én liste over alt med en udløbsdato, én person med ansvaret og ét sted, hvor beviserne ligger. Når den struktur er på plads, er det næste skridt at få den til at køre af sig selv i stedet for at bygge på, at nogen husker rigtigt.

Vil I se, hvordan certifikater, påmindelser og dokumentation kan samles ét sted, er I velkomne til at kontakte os for en uforpligtende snak om jeres situation.